Търсите съвети, за да станете професионалист на Excel?
Никой не може да отрече значението на овладяването на Excel добре в офиса.
И начинаещи, и опитни потребители не е задължително да знаят всички полезни съвети.
И така, ето 20 съвета и трикове, за да ви превърнем в Microsoft Excel pro:
1. Едно кликване, за да изберете всички
Може да знаете как да изберете всички клетки, като използвате Control (Ctrl) + пряк път на клавиатурата.
Но малко потребители знаят, че само с едно щракване на бутона за ъгъл, както е показано по-долу, всички данни се избират незабавно.
2. Отворете няколко файла едновременно
Когато трябва да използвате няколко файла едновременно, вместо да ги отваряте един по един, има трик да ги отворите с едно щракване.
Изберете файловете, които искате да отворите, и натиснете клавиша Enter. Всички файлове ще се отворят едновременно.
3. Превключване между множество файлове на Excel
Когато имате отворени множество електронни таблици, не е много удобно да превключвате между тях.
И ако имате нещастието да използвате грешен файл, можете да компрометирате целия си проект.
Използвайте клавишната комбинация Ctrl + Tab, за да превключвате лесно между файлове.
4. Добавете нов пряк път в менюто
По подразбиране в горното меню има 3 преки пътища, които са Save, Undo и Redo.
Но ако искате да използвате повече преки пътища, като Копиране и Поставяне например, можете да ги добавите по този начин:
Файл -> Опции -> Лента с инструменти -> Бърз достъп и добавете изрязване и поставяне от ляво на дясно колона и запазване.
След това ще видите 2 преки пътища, добавени в горното меню.
5. Добавете диагонална линия към клетка
Когато създавате например списък с адреси на клиенти, може да се наложи да направите диагонална разделителна линия в 1-ва клетка.
Това е полезно за разграничаване между информация за колона и ред. Но как се прави това?
Щракнете с десния бутон върху клетката, след това щракнете върху Форматиране на клетки, Граници и накрая върху бутона в долния десен ъгъл (диагонал надолу) и потвърдете.
6. Добавете няколко колони или редове едновременно
Със сигурност знаете как да добавите нов ред или нова колона.
Но този метод губи много време. Защото трябва да повторите операцията толкова пъти, колкото имате колони или редове за добавяне.
Най-доброто решение е да изберете няколко колони или няколко реда, след това щракнете с десния бутон върху селекцията и изберете „Вмъкване“ от падащото меню.
След това новите редове ще бъдат вмъкнати над реда или отляво на колоната, която сте избрали първо.
7. Бързо преместване на данни от множество клетки
Ако искате да преместите колона с данни в работен лист, най-бързият начин е да изберете колоната и след това да поставите показалеца върху ръба на колоната.
И когато се превърне в икона с кръстосани стрелки, щракнете върху нея и оставете да натиснете, за да преместите свободно колоната, където искате.
Ами ако трябва да копирате и данните? Просто натиснете клавиша Control (Ctrl), преди да преместите колоната. Новата колона ще копира всички избрани данни.
8. Бързо изтрийте празните клетки
При попълване на информация за работа понякога липсват данни. В резултат на това някои клетки остават празни.
Ако трябва да премахнете тези празни клетки, за да поддържате правилно изчисленията си, особено когато усреднявате, най-бързият начин е да филтрирате всички празни клетки и да ги премахнете с 1 щракване.
Изберете колоната, която искате да филтрирате, след което щракнете върху Данни и филтър. Щракнете върху Отмяна и изберете последната опция с име Празни клетки.
По този начин се избират всички празни клетки. Просто трябва да ги изтриете, за да изчезнат.
9. Как да направите грубо търсене
Може да знаете как да включите Бързо търсене, като използвате клавишната комбинация Ctrl + F.
Но знаете ли, че е възможно да се извърши грубо търсене, като се използват символите? (въпросителна) и * (звездичка)?
Тези символи са за използване, когато не сте сигурни какви резултати търсите. Въпросният знак трябва да се използва за замяна на един знак и звездичката за един или повече знаци.
И ако се чудите как да търсите въпросителен знак или звездичка, просто добавете символа Wave ~ пред него, както по-долу.
10. Как да извлечете уникални стойности от колона
Имали ли сте някога масив, в който сте искали да извлечете уникалните стойности от колона?
Може да сте запознати с функцията за филтриране на Excel, но не много хора използват разширения филтър.
Полезно е обаче за извличане на уникални стойности от колона. Кликнете върху съответната колона, след което отидете на Данни -> Разширени. Ще се появи изскачащ прозорец.
В този изскачащ прозорец щракнете върху Копиране на друго място. След това изберете къде искате да копирате уникалните стойности, като попълните полето Копиране в. За да попълните това поле, можете директно да кликнете върху областта, която сте избрали. Това избягва въвеждането на точни стойности.
Всичко, което трябва да направите, е да поставите отметка в квадратчето Extraction без дублиране и да кликнете върху OK. След това уникалните стойности ще бъдат копирани в посочената от вас колона и по този начин могат да бъдат сравнени с данните в началната колона.
Поради тази причина се препоръчва да копирате уникалните стойности на ново място.
11. Ограничете въведените данни с функцията за проверка на данните
За да поддържате последователност на данните, понякога трябва да ограничите стойностите, които потребителите могат да въвеждат в клетка.
В примера по-долу (на английски език) възрастта на хората трябва да бъде цяло число. И всички, които участват в това проучване, трябва да са на възраст между 18 и 60 години.
За да сте сигурни, че участниците извън тази възрастова група не въвеждат данни, отидете на Data -> Data validation и добавете критериите за валидиране.
След това кликнете върху раздела Input Message и въведете съобщение като това "Моля, използвайте цяло число, за да посочите вашата възраст. Възрастта трябва да е между 18 и 60 години."
По този начин потребителите ще получат това съобщение, когато задържат мишката си над засегнатите клетки и ще имат предупредително съобщение, ако въведената възраст е извън този възрастов диапазон.
12. Бърза навигация с Ctrl + бутон със стрелка
Когато щракнете върху Ctrl + произволен клавиш със стрелка на клавиатурата, можете да преминете към 4-те ъгъла на работния лист за миг на око.
Ако трябва да преминете към последния ред от вашите данни, опитайте да кликнете Ctrl + стрелка надолу.
13. Преобразуване на ред в колона
Трябва да показвате данните си в колони, докато са онлайн?
Не е необходимо да въвеждате отново всичките си данни. Ето как да го направите.
Копирайте областта, която искате да превърнете в колона. След това поставете курсора върху клетката на реда, където трябва да бъдат поставени данните.
Направете Edit след това Paste Special. Поставете отметка в квадратчето Transposed и щракнете върху OK. И ето ви, данните ви вече се показват в колона.
Имайте предвид, че този трик работи и за трансформиране на колона в ред.
14. Скрийте внимателно данните
Почти всички потребители на Excel знаят как да скрият данни, като щракват с десния бутон и избират Скриване.
Но притеснението е, че може лесно да се види, ако имате малко данни в електронната таблица.
Най-добрият и лесен начин да скриете данните добре е да използвате специален формат на клетка.
За да направите това, изберете областта за маскиране, след което щракнете с десния бутон, за да изберете Форматиране на клетки.
Изберете Custom и поставете курсора в Type. Въведете кода ";;;" без кавичките. Натиснете OK. Съдържанието на клетката вече е невидимо.
Тези данни ще се виждат само в областта за предварителен преглед до бутона за функция.
15. Комбинирайте съдържанието на няколко клетки в 1 единична
Няма нужда да използвате сложни формули за комбиниране на съдържанието на множество клетки. Докато знаете как да използвате символа &, не е нужно да се притеснявате.
По-долу има 4 колони с различен текст във всяка. Но как да ги комбинирате в 1?
Изберете клетка, където искате да покажете резултата. След това използвайте формулата с &, както е показано по-долу на екранната снимка.
Накрая въведете Enter, така че цялото съдържание на A2, B2, C2 и D2 да се комбинира в 1 единична клетка, което ще даде LizaUSA25 @.
16. Промяна от малка към главна
Искате ли да промените от малки към главни букви? Ето една проста формула за това.
Във функционалното поле просто напишете CAPITAL, както е показано на екранната снимка по-долу.
И за да смените главни букви с малки, напишете LOW. Накрая, за да поставите главна буква само на 1-ва буква, напишете NOMPROPRE.
17. Как да въведете стойност, започваща с 0
Когато дадена стойност започва с числото нула, Excel премахва нулата автоматично.
Този проблем може лесно да бъде решен чрез добавяне на апостроф преди първата нула, както е показано по-долу.
18. Ускорете въвеждането на сложни термини с автоматично коригиране
Ако трябва да въведете сложен текст няколко пъти, най-добрият начин да го направите е да използвате функцията за автоматично коригиране.
Тази функция автоматично ще замени вашия текст с правилния текст.
Вземете например École Polytechnique, която може да бъде заменена с по-проста дума за въвеждане като Poly. След като функцията се активира, всеки път, когато пишете Poly, тя се коригира в École Polytechnique.
Удобно, нали? За да активирате тази функция, отидете на Файл -> Опции -> Проверка -> Автоматична корекция. След това попълнете текста, който да замените с правилния текст, както е показано по-долу:
19. Едно кликване, за да получите автоматични изчисления
Повечето хора знаят, че интересна информация като Средно и Сума може лесно да бъде получена чрез поглед към лентата на състоянието долу вдясно.
Но знаете ли, че можете да щракнете с десния бутон върху тази лента, за да получите много други автоматични изчисления?
Опитайте и ще видите, че имате избор.
20. Преименувайте работен лист, като щракнете двукратно върху него
Той има няколко начина за преименуване на работни листове. Повечето хора щракват с десния бутон върху него и избират Преименуване.
Но това губи много време. Най-добрият начин да направите това е да щракнете двукратно върху раздела, който искате да преименувате, и да го преименувате директно тук.
Ето, надявам се сега да се чувствате малко по-комфортно с Excel :-)
Имайте предвид, че тези примери са базирани на Microsoft Excel 2010, но трябва да работят добре и в Excel 2007, 2013 или 2016.
Къде да купя Excel за евтини?
Търсите да закупите Microsoft Excel на евтино?
Затова препоръчвам пакета Office 365, който включва софтуер на Excel. Можете да го намерите тук за по-малко от 65 €.
Също така имайте предвид, че има 100% безплатни алтернативи. Открийте нашата статия по темата тук.
Харесвате ли този трик? Споделете го с приятелите си във Facebook.
Също така да откриете:
5-те най-добри безплатни софтуера за замяна на Microsoft Office Pack.
Как да направите символи на клавиатурата: Тайната най-накрая беше разкрита.
